Yksityisyyden suoja
Yksityisyyden kunnioittaminen
Aktia Pankki Oyj ja sen tytäryhtiöt tunnistavat ja kunnioittavat palveluidensa käyttäjän odotuksia yksityisyyden suojasta. Kaikki tiedot, jotka käyttäjä meille antaa, pysyvät luottamuksellisina.
Miksi keräämme, säilytämme ja käytämme asiakkaiden tietoja
Keräämme, säilytämme ja käytämme asiakkaita koskevia tietoja asiakaspalvelua, asiakassuhteen hoitamista (asiakkaan tunnistaminen ja yksilöinti, asiakkaan kanssa solmittujen sopimusten noudattamisen varmistaminen, yhteydenotto, suoramarkkinointi), riskienhallintaa sekä toimivaltaisille viranomaisille tapahtuvaa raportointia varten.
Tietojen avulla opimme paremmin ymmärtämään kuluttajien tarpeita. Saamiemme tietojen perusteella tarjoamme kuluttajaa kiinnostavia tuotteita ja palveluita hänen käyttöönsä. Tietoja käytetään myös ratkaisujen löytämiseen ongelmatilanteissa sekä palvelujen tuottamiseen ja kehittämiseen. Olemme aina valmiita selvittämään toimintatapamme käyttäjän niin halutessa.
Henkilökunnalla rajoitettu pääsy asiakkaiden tietoihin
Asiakkaiden tietoihin pääsy on rajoitettu vain niille toimihenkilöille, joilla on työtehtäviin liittyvä tarve päästä tietoihin käsiksi. Koulutamme henkilökuntaamme ymmärtämään luottamuksen ja asiakkaan yksityisyyden suojan merkityksen. Meillä on myös hyväksytyt periaatteet luokitella tietoa. Täten turvaamme tietojen luottamuksellisen käytön ja säilytyksen.
Korkeat turvallisuusvaatimukset asiakkaiden tietojen suojaamiseksi
Käytämme hyväksyttyjä turvallisuussääntöjä ja -menetelmiä, joilla estämme pääsyn asiakkaiden tietoihin ulkopuolisilta henkilöiltä, joilla tähän ei ole oikeutta. Näitä menetelmiä ovat mm. järjestelmien pääsynvalvonta, palomuurit, verkkoturvallisuus, paloturvakaapit sekä tarpeettomien tietojen ja asiakirjojen hävittäminen turvallisesti.
Tietojen luovuttaminen
Asiakkaita koskevia henkilötietoja luovutetaan ainoastaan säädetyn pankki- rahastoyhtiö- ja sijoituspalveluyrityssalaisuuden puitteissa tai rekisteröidyn suostumuksella. Tietoja voidaan luovuttaa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä asiakaspalvelua, asiakassuhteen hoitamista, markkinointia ja riskienhallintaa varten. Tietoja luovutetaan viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja salassapitosäännösten estämättä. Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa rahoitus- ja vakuutusalan yhteistyökumppaneille, heidän asiakaspalvelussaan käytettäväksi.
Luovutamme tietoja asiakkaastamme vain, mikäli:
- Asiakas on valtuuttanut meidät antamaan kyseisiä tietoja
- Pankki-, rahastoyhtiö- tai sijoituspalveluyrityssalaisuus ei estä luovutusta tai lain mukaan toimivaltainen viranomainen pyytää tietoja.
Asiakkaan yksityisyyden suojaaminen liiketoiminnassa kolmansien osapuolten kanssa
On tarpeellista antaa tietoja asiakkaasta tietyille toimittajille ja palveluyrityksille, joilta ostamme palveluita. Esimerkiksi maksukortin tilauksen yhteydessä annamme tarpeelliset tiedot kortin toimittajalle. Vaadimme näiltä toimittajilta ja palveluyrityksiltä luottamuksellisuutta ja lain noudattamista. Emme salli kolmansien osapuolten myydä tai käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa.
Puheluiden tallentaminen
Vastaanotetut ja soitetut puhelut voidaan tallentaa asiakaspalvelun ja turvallisuuden parantamiseksi. Tallenteita voidaan kuunnella toimeksiantojen todentamiseksi. Tallenteita voidaan hyödyntää myös asiakaspalvelun kehittämiseksi sekä palveluiden parantamiseksi.
Verkkopalvelut
Kun asiakas käyttää verkkopalveluitamme, noudatamme samoja sääntöjä luottamuksen ja yksityisyyden osalta kuin hänen käydessään konttorissamme. Lue lisää tietoturvasta sekä Aktian käyttöehdoista. Verkkopalveluissamme käytetyistä evästeistä löydät lisätietoja alta.
Aktia Pankki Oyj:n osakkeenomistajia ja varsinaista yhtiökokousta koskevat tietosuojakäytännöt
Osakkeenomistajien omistustiedot kerätään Euroclear Finland Oy:n ylläpitämästä osakasluettelosta. Osakkeenomistajien tietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön, kuten osakeyhtiölakiin ja arvo-osuusjärjestelmästä annettuun lakiin. Lisäksi Aktia julkistaa tietoja suurimmista osakkeenomistajistaan osana sijoittajille suunnattua informaatiota.
Yhtiökokousta varten annettavia henkilötietoja käytetään ainoastaan varsinaisen yhtiökokouksen järjestämiseen ja dokumentointiin, mukaan lukien tarpeellisten rekisteröintien yhteydessä. Henkilötietoja tarvitaan esimerkiksi, jotta voidaan varmistua ilmoittautujan henkilöllisyydestä ja osakeomistuksesta sekä tarkistaa henkilön oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen.
Yhtiökokoukseen ilmoittautuminen ja osallistuminen edellyttää pyydettyjen henkilötietojen antamista. Henkilötietojen käsittely on tarpeen lakiin perustuvien velvoitteiden täyttämiseksi
Yhtiökokouksen yhteydessä voidaan kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:
- nimi
- henkilötunnus, y-tunnus
- yhteystiedot
- päivämäärä ja lokitiedot ilmoittautumisesta ja äänestämisestä
- arvo-osuustilinumero
- osake- ja äänimäärät
- ennakkoäänet ja äänestysohjeet
- mahdolliset tiedot asiamiehestä, avustajasta ja valtakirjasta
- mahdolliset muut ilmoittautumisen yhteydessä annetut lisätiedot
Henkilötietojen säilytysaika
Yhtiökokouksen pöytäkirjaan merkityt tai siihen liitetyt henkilötiedot säilytetään osakeyhtiölain vaatimalla tavalla määräämättömän ajan.
Muuten henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojakäytännöissä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin enintään yhden vuoden yhtiökokouksen päättymisen jälkeen.
Tässä mainituilla säilytysajoilla ei ole vaikutusta vastaavien henkilötietojen muissa kuin tässä tietosuojakäytännöissä mainituissa tarkoituksissa tapahtuvaan säilyttämiseen, esimerkiksi osana osakasluetteloa.
Henkilötiedot kerätään pääasiallisesti henkilöltä itseltään, tai hänen asiamieheltään tai edustajaltaan.
Henkilötietojen vastaanottajat
Yhtiökokouksessa pidetään nähtävillä osakasluettelo, joka sisältää osakkeenomistajien nimet, kotikunnan ja osake- ja äänimäärän.
Henkilötietoja siirretään Euroclear Finland Oy:lle omistustietojen keräämiseksi. Henkilötietoja siirretään myös yhtiökokouksen ilmoittautumisjärjestelmän ja ennakkoäänestyksen teknisenä toteuttajana toimivalle Innovatics Oy:lle sekä muille rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluntarjoajille.
Lisäksi sovellettavan lainsäädännön vaatimukset, oikeudenkäynnit tai lakiin perustuvat pyynnöt voivat velvoittaa meidät siirtämään henkilötietoja viranomaisille tai muille kolmansille osapuolille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tekstiviestit yhtiökokoukseen ilmoittautuneille lähetetään sveitsiläisen palvelun kautta. Euroopan komissio on antanut päätöksen henkilötietojen suojan riittävyydestä Sveitsissä. Muutoin henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ja ETA -alueen ulkopuolelle.
Henkilöllä on seuraavat oikeudet liittyen henkilötietojensa käsittelyyn:
- henkilötietoihin pääsy tai kopion saaminen niistä
- tietojen oikaiseminen
- tietojen poistaminen tai niiden käsittelyn rajoittaminen, ellei Aktialla ole lakiin perustuvaa säilytysvelvollisuutta
- valituksen tekeminen sen jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, missä henkilöllä on pysyvän asuinpaikka, työpaikka tai missä väitetty tietosuojaloukkaus tapahtui.
Yllä mainittuihin oikeuksiin liittyvät pyynnöt tulee esittää rekisterinpitäjälle. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saa Aktian tietosuojavastaavalta [email protected].