Integritetsskydd

Respektera integriteten

Aktia Bank Abp och dess dotterbolag erkänner och respekterar de förväntningar på integritetsskydd som personer som anlitar deras tjänster har. Alla uppgifter vi får av kunderna förblir konfidentiella.

Varför samlar vi in, bevarar och använder information om våra kunder?

Vi samlar in, sparar och använder information om kunderna för kundservice, kundvård (identifiera och personifiera kunden, säkerställa att avtal mellan oss och kunden efterföljs, kontakt, direktmarknadsföring), riskhantering och rapportering till behörig myndighet.

Med hjälp av kundinformationen får vi mera vetskap om konsumenternas behov. På basis av dessa uppgifter kan vi erbjuda kunderna produkter och tjänster som intresserar dem. Uppgifterna används även för att hitta lösningar i problemsituationer samt för att tillhandahålla och utveckla tjänster. Vi är alltid redo att klargöra vårt förfaringssätt om kunden så önskar.

Personalen har begränsad tillgång till kunduppgifterna

Tillgång till kunduppgifterna har endast de funktionärer vars arbetsuppgifter kräver det. Vi utbildar vår personal så att de förstår betydelsen av tystnadsplikt och kundens integritetsskydd. Vi har dessutom fastslagna principer att klassificera information. På detta sätt garanterar vi att informationen behandlas konfidentiellt.

Höga krav på säkerhet för att skydda kunduppgifterna

Vi följer godkända säkerhetsregler och säkerhetsförfaranden, som hindrar obehöriga att komma åt kunduppgifterna. Dylika förfaranden är bl.a. kontroll av åtkomst till system, brandväggar, nätsäkerhet, brandskyddsskåp samt säker förstöring av obehövlig information och obehövliga dokument.

Utlämnande av information

Personuppgifter om kunderna utlämnas endast inom ramen för den föreskrivna sekretess som gäller för banker, fondbolag och värdepapperföretag eller med den registrerade personens samtycke. Uppgifter kan utlämnas mellan bolag som tillhör samma koncern i kundservice-, kundvårds-, marknadsförings- och riskhanteringssyfte. Information utlämnas till myndigheter som har lagstadgad rätt att få information utan hinder från bestämmelserna om tystnadsplikt. Uppgifter kan därutöver utlämnas till samarbetspartners inom finansierings- och försäkringsbranschen för att användas i deras kundservice.

Vi utlämnar information om våra kunder endast om:

Kunden har befullmäktigat oss att ge ifrågavarande information
Bank-, fondbolags- eller värdepappersföretagssekretessen inte hindrar utlämnandet eller en enligt lagen behörig myndighet ber om uppgifterna.

Hur skyddas kundens integritet i affärsverksamhet med tredje part?

Det är nödvändigt att ge information om kunder åt vissa leverantörer och serviceföretag som Aktia köper tjänster av. Till exempel vid beställning av betalkort ger vi kortleverantören behövliga uppgifter. Av leverantörer och serviceföretag krävs tystnadsplikt och lagenlighet. Vi tillåter inte att tredje parter säljer eller använder uppgifterna för sina egna ändamål.

Inspelning av samtal

Inkommande och utgående samtal kan spelas in för att förbättra kundservicen och säkerheten. Inspelningar kan användas för att verifiera uppdrag. Inspelningarna kan också utnyttjas för att utveckla kundservicen och förbättra tjänsterna.

Nättjänster

Då kunderna anlitar våra nättjänster följer vi samma regler om tystnadsplikt och integritet som då de besöker våra kontor. Läs mer om informationssäkerhet och Aktias användarvillkor. Nedan närmare information om cookies som används i våra nättjänster.

Dataskyddspraxis gällande Aktia Bank Abp:s aktieägare och ordinarie bolagsstämma

Information om aktieägarnas ägaruppgifter insamlas från förteckningen över aktieägare som upprätthålls av Euroclear Finland Oy. Behandlingen av aktieägarnas uppgifter baseras på lagstiftning, såsom aktiebolagslagen och lag om värdeandelssystem. Dessutom offentliggör Aktia information om sina största aktieägare som en del av investerarinformationen.

Personuppgifter som uppges för bolagsstämman används enbart med avsikt att organisera och dokumentera den ordinarie bolagsstämman, inklusive i samband med nödvändiga registreringar. Personuppgifter behövs till exempel för att kunna säkerställa den anmäldas identitet och aktieinnehav samt för att granska personens rätt att delta i den ordinarie bolagsstämman.

Anmälan till och deltagande i bolagstämman förutsätter att efterfrågade personuppgifter uppges. Behandling av personuppgifter är nödvändigt för att uppfylla de förpliktelser som följer av lag.

I samband med bolagsstämman kan följande personuppgifter insamlas och behandlas:

namn,
personnummer, FO-nummer
kontaktuppgifter
datum samt logguppgifter om anmälan och röstning
värdeandelskontonummer
aktie- och röstantal
förhandsröster och röstningsinstruktioner
eventuella uppgifter om ombud, biträde och fullmakt
eventuella övriga uppgifter givna i samband med anmälningen

Förvaringstiden för personuppgifter

Personuppgifter som antecknats i eller fogas till bolagsstämmans mötesprotokoll förvaras i enlighet med aktiebolagslagen för en obestämd tid.

I övriga fall förvaras personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla i denna dataskyddspraxis angivna ändamål, dock högst i ett år från bolagsstämmans slut.

Här angivna förvaringstider gäller ej för förvaring av motsvarande personuppgifter som förvaras för andra ändamål än som i denna dataskyddspraxis nämnts, till exempel som en del av aktieägarförteckningen.

Personuppgifterna insamlas i huvudsak från personerna själva eller från dennes ombudsman eller representant.

Mottagare av personuppgifter

Vid bolagsstämman hålls aktieägarförteckningen till påseende, vilken innehåller aktieägarnas namn, hemkommun och aktie- och röstantal.

Personuppgifter överlåts till Euroclear Finland Oy för insamlande av ägaruppgifter. Personuppgifter överlåts även till Innovatics Oy, som tekniskt implementerar bolagsstämmans anmälningssystem och förhandsröstning, samt till övriga tjänsteleverantörer som agerar på den personuppgiftsansvariges vägnar.

Därtill kan vi bli tvungna att överlåta personuppgifter till myndigheter eller andra tredje parter på grund av krav i tillämpliga lagar, rättegångar eller annan på lag baserad begäran.

Uppgifternas överlåtelse utanför EU eller EES

Textmeddelanden till de personer som har anmält sig till bolagsstämman skickas via en schweizisk tjänst. Europeiska kommissionen har gett ett beslut om tillräckligheten av skydd för personuppgifter i Schweiz. Utöver detta överlåts personuppgifter inte utanför Europeiska unionen eller EES-området.

Personer har följande rättigheter med avseende på behandling av personuppgifter:

åtkomst till eller rätt att få en kopia på personuppgifter
korrigering av personuppgifter
radera uppgifter eller begränsa behandling av dessa, såvida inte Aktia har en laglig förvaringsskyldighet
rätt att lämna in besvär hos övervakande myndighet i medlemslandet där personen har stadigvarande hemvist, arbetsplats eller där påstådd personuppgiftsincident inträffat.

Begäran för att använda ovannämnda rättigheter skall ställas till den personuppgiftsansvarige. Ytterligare information om behandlingen av personuppgifter kan erhållas från Aktias dataskyddsombud, [email protected].